Verwaltung von Abschlussarbeiten im Campus-System

Ab 01.08.2019 werden die Abschlussarbeiten der KIT-Studierenden ab SPO 2015 im Campus-System verwaltet. Zulassung, Anmeldung und Leistungsverbuchung erfolgen nicht mehr wie früher papierbasiert, sondern werden dezentral durch die Institute im Campus-System vorgenommen. Das SCC hat hierzu ein Tool entwickelt, das in die Oberfläche von Campus integriert und recht intuitiv bedienbar ist.

Unsere Institutsleistung hat sich darauf verständigt, dass die Dateneingabe im Campus-System von der betreuenden Forschungsgruppe verantwortet wird. Die genaue Arbeitsaufteilung wird von den Gruppen selbst festgelegt. Prinzipiell kann die Datenerfassung sowohl durch den betreuenden Mitarbeiter als auch durch das Sekretariat erfolgen. Auch ein arbeitsteiliger Prozess ist denkbar – so kann der Mitarbeiter z.B. die Arbeit mit den Rahmendaten anlegen, während das Sekretariat die Note einträgt und die Datenerfassung finalisiert.

Ausführliche Informationen zur Benutzung des Tools findet man auf der Campus-Help-Seite. Zum Starten des dort befindlichen Videotutorials muss das KIT-Kürzel angegeben werden.

Bitte beachten Sie außerdem folgende Hinweise:

• Bei allen AIFB-Mitarbeitern wurde standardmäßig das Recht zur Verwaltung von Abschlussarbeiten in Campus aktiviert. Sollten Sie nach Anmeldung im Campus-System links im Menü unter "Prüfungsverwaltung" nicht den Eintrag "Abschlussarbeiten" sehen, können Sie hier die Freischaltung beantragen.
• Bitte weisen Sie nach dem Anlegen einer neuen Abschlussarbeit unter "Personen" den Prüfer, Zweitprüfer und als Prüfungsbearbeiter weitere Personen zu, die Zugriff auf die Daten haben sollen (Mitarbeiter, Sekretariate).
• Die „Eigene Kennung“ kann jederzeit geändert werden. Nach Fertigstellung der Arbeit sollte sie folgende Konvention erfüllen: AIFB_[KürzelDerGruppe]_[DatumDerAbgabe(JahrMonatTag)], also z.B. „AIFB_BIS_20191104“. Ergänzend kann auch die Archivnummer („AIFB_BIS_20191104_4654“) oder der Name des Studierenden hinzugefügt werden.
• Bei Arbeiten, die in Kooperation mit einem Unternehmen erfolgen, können Sie im Feld „Interne Notiz“ die Kontaktdaten des externen Partners hinterlegen. Das Feld ist verfügbar, sobald Sie die Arbeit einem Studierenden zugewiesen haben und dieser die Anmeldung bestätigt hat. Sollte eine Vertraulichkeitsvereinbarung getroffen worden sein, können Sie diese unter „Dokumente“ hochladen.
• Ebenfalls hochgeladen werden sollte die vom Studierenden unterschriebene Einverständniserklärung zu den Richtlinien für wissenschaftliche Abschlussarbeiten.
• Da der Titel (dt./engl.) der Abschlussarbeit direkt in das Zeugnis übernommen wird, ist bei der Eingabe besondere Sorgfalt erforderlich. Bitte beachten Sie bei der englischen Titelangabe die KIT-weit geltenden Regeln (grundsätzlich amerikanisches Englisch, Großschreibung von Wörtern (ausgenommen Artikel und Präpositionen)).
• Bitte laden Sie nach Fertigstellung der Arbeit das Gutachten des Prüfers (und ggf. auch das Gutachten des Zweitprüfers) unter „Dokumente“ hoch und tragen Sie die Note ein. Der Prüfungsausschuss wird die Note anhand der Gutachten überprüfen und anschließend die Note veröffentlichen.
• Die neue Vorgehensweise gilt für Studierende mit einer Studien- und Prüfungsordnung ab 2015. Studierende mit älterer Prüfungsordnung werden noch im HISPOS-System verwaltet. Eine Beschreibung des Ablaufs finden Sie hier.
• Allgemeine, fakultätsbezogene Informationen zu Abschlussarbeiten finden sich hier.

Dokumente für den Studierenden

Der betreuende Mitarbeiter händigt dem Studierenden folgende Dokumente aus:

• Richtlinien mit Einverständniserklärung

• Regeln zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis

• Leitfaden zur Erstellung einer wissenschaftlichen Arbeit des Instituts AIFB

Bearbeitungszeiten

Folgende Bearbeitungszeiten sind zu beachten:

• Der betreuende Mitarbeiter überwacht die Einhaltung des Abgabetermins und schickt nach Abstimmung mit dem Referenten ggf. eine Mahnung an den Studierenden. Der einzuhaltende Abgabetermin kann durch den Referenten - nach schriftlichem Antrag des Studierenden - verlängert werden.

• Krankheit während der Abschlussarbeit kann nur über die in der SPO allgemein definierte und zeitlich eingeschränkte Möglichkeit zur Verlängerung des Bearbeitungszeitraums aufgefangen werden (Bachelorarbeit: max. Verlängerung 1 Monat; Masterarbeit: max. 3 Monate). Hierzu muss vom betroffenen Kandidaten ein begründeter und entsprechend attestierter Antrag an den Prüfungsausschuss gestellt werden. Wenn die Dauer der Krankheit die maximal mögliche Verlängerungszeit übersteigt, muss die Abschlussarbeit abgebrochen werden. Formal ist das ein Abbruch der Prüfung aufgrund von Krankheit (wie in einer Klausur). Es wird daraufhin ein neues Thema ausgegeben.